Primeros pasos

Configure su cuenta y su empresa para emitir su primer comprobante.

Por David Obando

• 7 artículos

¿Qué es Facthor y qué puedo hacer con él?

Facthor es un sistema de facturación electrónica para Costa Rica. Le permite emitir comprobantes electrónicos válidos ante el Ministerio de Hacienda y llevar el control de sus ventas y cobros desde un solo lugar. Lo que puede hacer en Facthor - Emitir facturas y tiquetes electrónicos firmados con su certificado digital y enviados automáticamente a Hacienda. - Emitir notas de crédito y de débito para corregir o anular comprobantes. - Crear cotizaciones y convertirlas en factura con un clic. - Administrar clientes, proveedores y productos, incluyendo códigos CABYS, tarifas de IVA y exoneraciones. - Registrar pagos y saber qué facturas están pagadas, pendientes o con pago parcial. - Programar facturas recurrentes que se generan solas en los días del mes que usted elija. - Enviar documentos por correo con el PDF, el XML y la respuesta de Hacienda adjuntos. - Consultar reportes de ventas, impuestos y pagos, y descargarlos en CSV o PDF. Cómo está organizado el menú En el menú lateral encontrará: - Dashboard: resumen de ventas, pagos y cuentas por cobrar. - Cotizaciones: nueva cotización y lista de cotizaciones. - Documentos: nueva venta, nueva nota, lista de facturas, lista de notas y lista de pagos. - Productos: nuevo producto y lista de productos. - Clientes: nuevo contacto, lista de clientes y lista de proveedores. - Reportes: gráficas y listados con filtros. En la esquina superior derecha, el menú de su usuario le da acceso a Mi perfil, Configuración y Cerrar sesión. Siguiente paso Si es la primera vez que entra, siga la guía Configure su empresa para empezar a facturar para cargar su certificado de Hacienda.

Última actualización el Nov 13, 2026

Configure su empresa para empezar a facturar

Antes de emitir su primer comprobante, Facthor necesita conectarse con el Ministerio de Hacienda en nombre de su empresa. Para eso se usan su llave criptográfica y sus credenciales ATV. Qué necesita tener a mano 1. El certificado digital (archivo .p12) que descargó del sistema ATV de Hacienda. También se conoce como "llave criptográfica". 2. El PIN del certificado: el número de 4 dígitos que definió al generar la llave. 3. La contraseña ATV que genera Hacienda para la conexión de comprobantes electrónicos (no es la contraseña con la que usted entra al sitio web de ATV). Facthor obtiene el usuario de conexión a partir de su certificado, así que solo le pedirá la contraseña. Si no tiene estos datos, ingrese a ATV (Administración Tributaria Virtual) y genere la llave criptográfica y la contraseña de producción desde la opción de comprobantes electrónicos. Pasos 1. Abra el menú de su usuario (arriba a la derecha) y elija Configuración. 2. Entre a la pestaña Hacienda. 3. En Certificado digital (llave criptográfica), arrastre su archivo .p12 al recuadro o haga clic en Seleccionar archivo. Solo se acepta un archivo con extensión .p12. 4. En Credenciales ATV, escriba la Contraseña y el PIN del certificado. Puede usar el ícono del ojo para verificar lo que escribió. 5. Si es su primera empresa, haga clic en Crear empresa. Si ya tiene una empresa y solo está actualizando datos, guarde los cambios. Cuando la conexión es correcta, verá un mensaje en verde: "La configuración actual de conexión con Hacienda es válida hasta el …", con la fecha de vencimiento de su certificado. Después de crear la empresa Para poder facturar todavía debe completar dos datos más: - Actividad económica: vea Agregue sus actividades económicas. - Dirección de la empresa: vea Complete los datos de su empresa. Cuando todo esté listo, Facthor le mostrará el mensaje "Listo, ya puedes facturar 🚀". ¿La empresa ya estaba registrada? Si otra persona ya configuró esa misma empresa en Facthor, verá el aviso "Empresa ya configurada". Haga clic en Solicitar para pedir acceso. Un administrador de la empresa deberá aprobar su solicitud. Vea Solicite acceso a una empresa existente.

Última actualización el Nov 13, 2026

Agregue sus actividades económicas

Cada comprobante electrónico debe indicar la actividad económica con la que usted está inscrito ante Hacienda. Sin al menos una actividad registrada, Facthor no le permitirá crear facturas. Agregar automáticamente (recomendado) 1. Vaya a Configuración → pestaña General. 2. Busque la sección Actividades económicas. 3. Haga clic en Auto-agregar. Facthor consulta en Hacienda las actividades inscritas para la cédula de su empresa y las agrega a la lista. Si alguna ya estaba agregada, no se duplica. Agregar manualmente 1. En la misma sección, haga clic en Agregar. 2. Busque la actividad por código CIIU3, CIIU4 o por descripción (por ejemplo, "servicios de consultoría"). 3. Seleccione la actividad correcta. Eliminar una actividad En la tabla de actividades, haga clic en el ícono de la papelera de la fila que desea quitar. Preguntas frecuentes Auto-agregar dice que no se encontraron actividades. Verifique en ATV que su empresa tenga actividades inscritas. Si las tiene, agréguelas manualmente. ¿Cuál actividad se usa en la factura? Las actividades registradas aquí son las que su empresa puede usar como emisor. La actividad del cliente se toma de su ficha de cliente.

Última actualización el Nov 13, 2026

Complete los datos de su empresa

Los datos de su empresa aparecen en todos los documentos impresos (PDF) y se envían a Hacienda en cada comprobante. La dirección es obligatoria para poder facturar. Pasos 1. Vaya a Configuración → pestaña General. 2. En Datos de la empresa, complete: - Nombre: razón social o nombre legal. - Nombre comercial: el nombre con el que sus clientes conocen el negocio. - Correo electrónico y Teléfono. - Dirección: provincia, cantón, distrito, código postal, barrio y otras señas. 3. Haga clic en Guardar. La Cédula se muestra solo como referencia y no se puede cambiar, porque viene de su certificado de Hacienda. Aviso "Dirección del emisor pendiente" Si ve este aviso en la parte superior de la pantalla, falta la provincia, el cantón, el distrito o el código postal. Complete esos campos y guarde. Consejo sobre el barrio Hacienda solo acepta el barrio si tiene al menos 5 caracteres. Si el nombre de su barrio es más corto, déjelo vacío y escríbalo en otras señas; de lo contrario, Hacienda podría rechazar sus facturas.

Última actualización el Nov 13, 2026

Trabaje con varias empresas y cambie entre ellas

Con un mismo usuario puede tener acceso a varias empresas (emisores). Todo lo que ve en Facthor (facturas, clientes, productos, reportes) corresponde a la empresa seleccionada en ese momento. Cambiar de empresa 1. En la parte inferior del menú lateral verá el nombre o la cédula de la empresa actual. 2. Haga clic sobre ella. Se abrirá la ventana Cambiar Empresa. 3. Busque por cédula, nombre o ID y seleccione la empresa. Facthor recordará la última empresa elegida la próxima vez que inicie sesión. Antes de emitir un documento, verifique siempre que está en la empresa correcta. Los comprobantes se emiten con la cédula y el certificado de la empresa seleccionada.

Última actualización el Nov 13, 2026

Encuentre cualquier documento con la búsqueda rápida

La búsqueda rápida le permite saltar a una factura, cotización, cliente o producto sin navegar por los menús. Cómo usarla 1. Presione Ctrl + K (en Windows) o Cmd + K (en Mac), o haga clic en la barra de búsqueda de la parte superior. 2. Escriba un consecutivo, el nombre de un cliente, una cédula o el nombre de un producto. 3. Use las flechas del teclado para moverse entre los resultados y Enter para abrir el que necesita. También puede escribir el nombre de un módulo (por ejemplo, "Facturas" o "Configuración") para ir directamente a él.

Última actualización el Nov 13, 2026

Solicite acceso a una empresa existente

Si su empresa ya fue configurada en Facthor por otra persona (por ejemplo, su contador o un compañero), no necesita volver a configurarla. Puede unirse de dos formas. Opción 1: aceptar una invitación Si un administrador de la empresa lo invitó, recibirá un enlace. Ábralo con su cuenta y Facthor lo unirá automáticamente a la empresa. Verá el mensaje "Validando su invitación…" y luego entrará al Dashboard. Opción 2: solicitar acceso 1. Vaya a Configuración → pestaña Hacienda. 2. Cargue el certificado .p12 de la empresa con su PIN y contraseña ATV. 3. Si la empresa ya existe, verá el aviso "Empresa ya configurada". Haga clic en Solicitar. Su solicitud quedará pendiente hasta que un administrador de la empresa la apruebe. Para administradores: aprobar o rechazar solicitudes En la pantalla Solicitudes de acceso verá las solicitudes de la empresa seleccionada, con el correo de quien solicita y la fecha. Puede filtrarlas por estado (Pendiente, Aprobada, Rechazada, Cancelada) y buscar por correo o cédula. Use los botones de aprobar o rechazar en cada fila. Si no ve solicitudes, confirme que está en la empresa correcta y que su usuario es administrador de esa empresa.

Última actualización el Nov 13, 2026